Arbeit erst verstehen. Dann sinnvoller organisieren.
Wie viel Zeit verbringen Ihre Mitarbeitenden mit Aufgaben, die eigentlich einfacher gehen müssten?
Termine werden über mehrere Schleifen abgestimmt. Informationen müssen zusammengesucht werden. Wissen steckt in einzelnen Köpfen. Abläufe werden weitergeführt, weil sie schon immer so funktioniert haben. Und für wiederkehrende Standardaufgaben werden personelle Kapazitäten gebunden, die an anderer Stelle fehlen.
KI eröffnet neue Möglichkeiten, Arbeit anders zu organisieren. Aber nicht jeder schlechte Prozess braucht KI. Und nicht alles, was technisch automatisiert werden kann, sollte einfach automatisiert werden.
Wir schauen deshalb zuerst auf die Arbeit – und erst dann auf die Technologie.
KI, Wissen und Prozesse gehören zusammen.
Wie muss ein Unternehmen heute arbeiten, damit es morgen noch handlungsfähig ist?
- Prozesse bestimmen, wie Arbeit erledigt wird.
- Wissen stellt sicher, dass das notwendige Know-how verfügbar ist und nicht an einzelnen Köpfen hängt.
- KI kann beides unterstützen: Wissen leichter zugänglich machen und sinnvolle Abläufe vereinfachen oder automatisieren.
Denn einen schlechten Prozess mit KI schneller zu machen, macht ihn noch nicht zu einem guten Prozess.
Wo bindet Arbeit heute unnötig Zeit und Ressourcen?
Termine werden zur Organisationsaufgabe.
Mehrere Beteiligte müssen einen gemeinsamen Termin finden. Vorschläge gehen hin und her, Kalender werden geprüft, neue Termine vorgeschlagen. Die eigentliche Aufgabe ist banal. Trotzdem bindet sie Arbeitszeit.
Standardaufgaben beschäftigen qualifizierte Mitarbeitende.
Termin- und Reiseplanung, regelmäßige Informationsanforderungen oder andere wiederkehrende administrative Aufgaben müssen erledigt werden. Die Frage ist: Muss dafür jedes Mal menschliche Arbeitszeit eingesetzt werden?
Prozesse erzeugen vermeidbare Arbeit.
Ein:e Bewerber:in wird zum Vorstellungsgespräch eingeladen. Erst später wird deutlich, dass die Gehaltsvorstellung außerhalb des vorgesehenen Budgets liegt. Die entscheidende Frage lautet nicht zuerst: Wer hat einen Fehler gemacht? Sondern: Warum wurde eine relevante Information im Prozess nicht früher berücksichtigt?
Wissen ist da – aber nicht dort, wo es gebraucht wird.
Neue Mitarbeitende suchen lange nach Informationen oder müssen immer wieder erfahrene Kolleg:innen fragen. Langjährige Mitarbeitende verlassen das Unternehmen und nehmen Wissen mit. Dokumentationen existieren, werden aber nicht gefunden, genutzt oder weiterentwickelt.
Prozesse:
Nicht zuerst automatisieren.
Erst hinterfragen.
Viele Prozesse sind über Jahre gewachsen. Deshalb beginnen wir mit einer einfachen Frage:
Muss dieser Schritt überhaupt noch sein?
Danach schauen wir weiter:
Was ist wirklich notwendig?
Wer muss tatsächlich beteiligt sein?
Welche Informationen werden wann gebraucht?
Wo entstehen unnötige Schleifen oder Wartezeiten?
Was lässt sich vereinfachen?
Und was davon könnte sinnvoll automatisiert werden?
Erst hinterfragen. Dann vereinfachen. Und erst danach sinnvoll automatisieren.
Wir analysieren bestehende Abläufe, hinterfragen gewachsene Routinen und entwickeln gemeinsam einen sinnvollen Soll-Prozess. Dabei prüfen wir, wo Verantwortlichkeiten oder Informationen fehlen und wo Wissen, Automatisierung oder KI sinnvoll unterstützen können.
Wissen: verfügbar statt nur dokumentiert.
Wenn langjährige Mitarbeitende gehen, wird häufig erst sichtbar, wie viel relevantes Erfahrungswissen an einzelnen Personen hängt. Gleichzeitig verbringen neue Mitarbeitende Zeit damit, Informationen zu suchen oder immer wieder dieselben Kolleg:innen zu fragen.
Wissensmanagement bedeutet für uns nicht, möglichst viel aufzuschreiben. Es geht darum, relevantes Wissen zu sichern, zu strukturieren, zugänglich zu machen und gemeinsam weiterzuentwickeln.
Dabei verbinden wir Wissen mit der tatsächlichen Arbeit: Erfahrungen und unterschiedliche Arbeitsweisen werden sichtbar gemacht, gemeinsam reflektiert und so aufbereitet, dass andere damit arbeiten können.
Aus der Praxis: Wissensmanagement in der Produktion
In einem Unternehmen der chemischen Industrie haben wir die Einführung und Umsetzung eines Wissensmanagement-Ansatzes in der Produktion begleitet.
Gemeinsam mit den Beteiligten wurden Wissen und Arbeitsweisen strukturiert, Workshops durchgeführt, interne Kommunikation begleitet und Führungskräfte sowie Mitarbeitende bei der Einführung neuer Strukturen unterstützt.
Die daraus entstandene Dokumentation wird in den Betrieben weiterhin genutzt. Im Projekt konnten unter anderem Transparenz und Verständlichkeit verbessert, Wissen nachhaltig gesichert und genutzt sowie Beiträge zur Arbeitssicherheit und zur Reduzierung von Störungen im Anlagenbetrieb geleistet werden.
KI im Wissensmanagement
Bereits vorhandene Dokumentationen und Informationen können mithilfe von KI vorbereitet und strukturiert werden. In Workshops können Wissensträger:innen diese Inhalte anschließend prüfen, korrigieren, ergänzen und mit ihrem Erfahrungswissen anreichern.
Auf Basis des gemeinsam geprüften Wissens kann anschließend ein unternehmensspezifischer KI-Agent konzipiert werden. Statt lange in verschiedenen Dokumenten oder Ablagen zu suchen, könnten Mitarbeitende ihre Fragen direkt stellen und schneller auf relevantes Wissen zugreifen.
KI ersetzt kein Wissensmanagement. Sie kann gutes Wissensmanagement besser nutzbar machen.
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Vom Anwendungsfall zum sinnvollen KI-Prozess
Context Consulting ist kein IT-Implementierer. Unsere Rolle liegt auf der fachlich-organisatorischen Seite.
- Was soll ein KI-Agent tatsächlich übernehmen?
- Wie sieht der heutige und wie der gewünschte Prozess aus?
- Welche Informationen benötigt der Agent?
- Wo braucht es Regeln, Freigaben oder menschliche Kontrolle?
- Woran erkennen wir, dass die Lösung im Arbeitsalltag sinnvoll funktioniert?
Auf dieser Grundlage entwickeln wir den Anwendungsfall und die Anforderungen an die technische Lösung.
Die technische Auswahl, Einrichtung und Implementierung kann durch Ihr Unternehmen selbst oder durch einen geeigneten externen Partner erfolgen. Auf Wunsch begleiten wir die Umsetzung fachlich und achten darauf, dass die technische Lösung zum gemeinsam entwickelten Prozess passt.
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KI: Nicht mit der Technologie anfangen.
Nicht: Wo können wir KI einsetzen? Sondern: Welche Arbeit bindet heute unnötig Zeit – und wo kann KI sinnvoll entlasten?
Je nach Situation kann KI Mitarbeitende von wiederkehrenden Aufgaben entlasten, vorhandene Kapazitäten für andere Aufgaben freimachen oder dazu beitragen, dass bei zusätzlicher administrativer Arbeit nicht automatisch zusätzliche personelle Kapazitäten aufgebaut werden müssen.
Mögliche Anwendungsfelder können beispielsweise Termin- und Reiseplanung, wiederkehrende Informationsanforderungen oder klar definierte administrative Prozesse sein. Auch im Recruiting sind Anwendungen denkbar, etwa um Informationen aus Fachabteilungen strukturiert einzuholen und die Vorbereitung einer Stellenausschreibung zu unterstützen.
Entscheidend sind der konkrete Prozess, die benötigten Informationen, die Risiken und der tatsächliche Nutzen für das Unternehmen.
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So viel Automatisierung wie sinnvoll. So viel Kontrolle wie notwendig.
Bevor Autonomie erhöht wird, müssen Anwendung, Prozess, Informationsgrundlage, Berechtigungen und mögliche Fehlerfolgen betrachtet und die Lösung ausreichend getestet werden.
Nicht die maximale Automatisierung ist das Ziel. Sondern eine Lösung, die im konkreten Arbeitsalltag sinnvoll funktioniert.
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Was am Ende entstehen soll
Nicht möglichst viel KI. Nicht möglichst viele Dokumente. Und auch nicht der komplizierteste Prozess.
Sondern Arbeit, die sinnvoll organisiert ist.
Mitarbeitende sollen relevante Informationen finden können, ohne unnötig lange zu suchen. Erfahrungswissen soll dem Unternehmen erhalten bleiben. Wiederkehrende Abläufe sollen nicht mehr personelle Kapazität binden als notwendig. Und Technologie soll dort unterstützen, wo sie einen tatsächlichen Nutzen bringt.
Der Einstieg richtet sich nach Ihrer Situation.
Vielleicht wissen Sie bereits, welchen Prozess Sie verbessern möchten. Vielleicht steht der Austritt langjähriger Mitarbeitender bevor und relevantes Wissen muss gesichert werden. Oder Sie beschäftigen sich mit KI und möchten zunächst herausfinden, wo der Einsatz überhaupt sinnvoll wäre.
In einem ersten Gespräch können wir klären, was Sie aktuell beschäftigt und ob Context Consulting Sie dabei sinnvoll unterstützen kann.
30 Minuten. Kostenlos. Unverbindlich.
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